Hazırlayan Suat GÖK
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi
İçindekiler:
Giriş
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi Nedir?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin Amacı Nedir?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi Ne İşe Yarar?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin Yararları Nelerdir?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin İlkeleri Nelerdir?
Üstveri ve DSpace Yazılımı
Telif Hakları
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nde İş Akışı
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne Yayınların Kayıt Edilmesi Zorunlu mu?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi Nasıl Kullanılır?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne Nasıl Üye Olunur?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne Kimler Gönderi/Kayıt Girebilir?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne Neler Kaydedilir?
Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne Nasıl Gönderi/Kayıt Yapılır?
Sonuç


Giriş

yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemii çin bir açık erişim sistemi oluşturma ve erişime sunma girişimi 2014 yılı Nisan ayında başladı ve bu görevi Kütüphane ve Dokümantasyon Başkanlığı üstlendi.

Açık erişim sistemleri, bilginin daha hızlı ve daha çok kişiye kolayca ulaştırılmasını, yeni çalışmalar için kaynaklara kolay erişim ayrıcalığının sağlanması, daha önce aynı konuda neler yapıldığının kolayca belirlenmesi, yayınlara daha çok atıf yapılmasının sağlamasının yanında, araştırmacıların ve kurumlarının saygınlıklarının artmasını sağlar. Açık erişim sistemleri kurumun entelektüel mirasını toplama, uzun dönem saklama işlevini yerine getirir ve geniş kitlelerin erişimine imkan sağlayacak biçimde yapılandırılır. Açık erişim sistemlerinde birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri setleri, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar derlenir.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi Nedir? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi, Batman Üniversitesi'nin Akademik Açık Erişim Sistemi'dir. Açık erişim sistemleri, bağlı oldukları kurumun entelektüel birikimini uygun ortamlarda bir araya toplayan, saklayan, koruyan ve erişimini sağlayan hizmetler bütünüdür.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin Amacı Nedir? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi, Batman Üniversitesi'nin entelektüel birikimini bir araya toplayarak bir açık erişim sistemi oluşturmayı ve uluslararası standartlarda erişime sunmayı amaçlamaktadır. Diğer bir ifadeyle Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’nin amacı, bilginin yayılmasını kısıtlayan sorunların giderilmesi, bilgi teknolojisinin imkanlarından yararlanarak yeni bir sistem oluşturulması, Doğuş Üniversitesinin ve çalışanlarının daha iyi tanınmasının sağlanması ve dolayısıyla saygınlığının artırılmasıdır.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi Ne İşe Yarar? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi, Batman Üniversite’sinin entelektüel mirasını toplama, saklama ve geniş kitlelerce kullanıma sunma fonksiyonlarını yerine getirir. Bu çerçevede Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’nde birimlerce üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları gibi akademik dokümanlar derlenir.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin Yararları Nelerdir? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin yararları iki başlık altında toplanabilir:

1) Kurumsal Yararları: Üniversitede yürütülen her türlü akademik faaliyetin bilimsel, toplumsal ve ekonomik ilişkisini ortaya koyarak Üniversitenin değerini arttıran bir uygulamadır. Diğer yararları ise şöyle sıralanabilir:

  • Üniversitenin görünürlüğünü ve saygınlığını artırır.
  • Üniversitenin desteklediği çeşitli tanıtım ve araştırma sonuçlarına erişim sınırlamasını ortadan kaldırır.
  • Üniversitenin desteklediği araştırmaları tekrar ücret ödeyerek ticari kaynaklardan satın almasını önler.

2) Bireysel Yararları: Son yıllarda yapılan araştırmalar, tüm bilim dallarında, erişilebilir bilgi kaynaklarının, geleneksek yollarla sağlanacak faydalarla karşılaştırıldığında 2-3 kat daha etkili sonuçları olduğunu göstermektedir. Dolayısıyla Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin bireysel yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

  • İnternet sayesinde araştırma sonuçlarına ücretsiz ve hızlı erişim sağlar.
  • Bilgi kaynaklarının daha geniş kitlelere ulaşmasını sağlayarak araştırmanın etkisini artırır.
  • Bilgi kaynaklarının başka araştırmalara temel oluşturmasına aracılık eder.
  • Araştırmaların tekrarını önler.

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin İlkeleri Nelerdir? yukarı

Açık erişim sistemlerinin içeriklerinin belirlenmesi için genel olarak iki yönlü bir ilke izlenir. Bu çerçevede Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nin ilkelerini şu şekilde ifade edebiliriz:

1) Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Üniversitenin sahip olduğu ve/veya bünyesinde üretilmiş bilgi kaynaklarının sayısallaştırılarak arşivlenmesidir. Kurumsal arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:

  • Üniversitenin yayınladığı e-dergiler, e-kitaplar e-gazeteler, web sayfaları.
  • Kartografik materyaller, nadir koleksiyonlar, müze materyali.
  • Video ve ses kayıtları, fotoğraf vb. görsel materyaller.
  • Öğrenim materyalleri.

2) Bireysel arşivlemeye dayalı içerik ilkeleri: Öğretim elemanlarının veya diğer personelin bilimsel dergilerde ya da kongre, konferans gibi farklı ortamlarda yayınladıkları çalışmalarının birer kopyalarının Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nde arşivlenmesi ve açık erişime sunulması ile oluşan içeriktir. Kurumsal arşivlerde öncelik, belirli bir kalite denetiminden geçmiş hakemli dergilerde ve konferans kitaplarında yayınlanmamış ve yayınlanmak için kabul almış yayınlara verilir. Bu tür yayınların, kabul edildikten hemen sonra açık erişim sistemine konulmaları, diğer araştırmacılar tarafından okunarak atıf almaları açısından büyük önem taşımaktadır; çünkü birçok bilim dalında makalelerin dergilerde yayınlanması uzun zaman alabilmektedir. Kişisel arşivlemeye dayalı içerik dokümanları şu şekilde sıralanabilir:

  • Bilimsel dergilerde yayınlanmış makaleler.
  • Yayınlanma aşamasında olan makaleler.
  • Hakemli konferans bildirileri.
  • Teknik ve istatistiksel raporlar.
  • Proje metinleri.
  • Deney bulguları.
  • Tezler.

Üst Veri ve DSpace Yazılımı yukarı

Üst veri, sayısal bilgilerin ve bilgi kaynaklarının derlenmesi, kimliklendirilmesi, kullanımı ve yönetimi ile ilgili yapılandırılmış bilgidir. Açık Arşivler Girişimi (OAI / Open Archives Initiative) ile uyumlu veri sağlayıcıları kendi üst verilerini en azından Dublin Core biçiminde sağlamak durumundadır. Dublin Core biçimi en çok kullanılan üst veri standartlarından biridir. Bir doküman tanımlama standardı olarak oluşturulmuştur ve elektronik kaynakların bulunmasını sağlamak için 15 üst veri öğesinden oluşan bir kümedir. Böylece herhangi bir OAI uyumlu veri sağlayıcı ve servis sağlayıcı arasında üst veri iletişimi ve etkili veri değişimi sağlanabilir. Bu anlamda, karakter kodlamalarının uluslararası veri paylaşımında geçerliliğinin olması için yazılımın, UNICODE (ASCII), Z39.50 gibi standartlar tarafından desteklenmesi gerekir. Sağlanacak yazılımın aşağıdaki koşulları da yerine getirmesi gerekir:

  • Veri girişi, üst veri kayıtlarının oluşturulması gibi diğer işlemlerin internet ortamında gerçekleşebilmesi.
  • Dosya gönderi hizmetinin yürütülmesi: Dosya gönderi hizmeti iki adımda gerçekleştirilebilir: İlk adım kullanıcıların dosya aktarımı yapması, ikinci adım ise sistemin dosyanın teslim alındığına ilişkin otomatik bir ileti göndermesidir.
  • Sistem ara yüzünün geliştirilmesi: Yetkili kullanıcıların sisteme bağlanarak gerekli ekleme düzeltmelerin yapabilmesidir.

Açık erişim sistemlerinin temelini oluşturan kurumsal arşiv sistemleri için kullanılan yazılımlar, ücretsiz olan açık kaynak koldu yazılımlar ve çeşitli firmalar tarafından üretilen ücretli paket programlardan oluşmaktadır. Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi için MIT Üniversitesi’nin geliştirmiş olduğu ve Dünyada 1360’den fazla kurum tarafından kullanılmakta olan DSpace adlı açık kaynak kodlu yazılım tercih edilmiş ve Ubuntu işletim sistemi üzerine kurulmuştur. Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi şu halde http://earsiv.batman.edu.tr/ adresinde yayın yapmaktadır. DSpace kurumsal arşiv yazılımının bazı özellikleri aşağıda verilmiştir:

Adres http://www.dspace.org/
Yazılımın Amacı DSpace, kurum bünyesinde üretilen entelektüel çıktıları tutmak, depolamak, indekslemek, korumak, saklamak, tekrar yaymak amacıyla tasarlanmış bir sayısal arşiv sistemidir.
Özellikler - Tüm içerik türlerini (word, ppt, PDF, ses kaydı, video vb.) kabul eder,
- Dublin Core üst veri standardını kullanır,
- Özelleştirilebilir web ara yüzünü destekler,
- OAI uyumludur,
- Ekleme/çıkarma yeteneği vardır,
- İçerik sunumu için iş akışı işlemi sunar,
- Tam metinde arama imkanı verir,
- Tek merkezli olmayan sunuş işlemi sağlar,
- Java API aracılığıyla genişletilebilir,
- PostgreSQL veya Oracle veri tabanlarını kullanır,
- Çoklu dil seçeneği vardır.
- Onaylama, düzeltme, ret veya yazara dönülerek işlemi azaltma yoluyla içeriği oluşturma seçeneklerine sahip iş akışı özelliği vardır.
- OpenAIRE uyumludur.
- RSS Desteği vardır.
Destek https://wiki.duraspace.org/display/DSPACE/Home
Kullanıcılar http://registry.duraspace.org/registry/dspace

Telif Hakları yukarı

Batman Üniversitesi adresli tüm yayınların "Batman Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi" hükümleri gereğince Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nde arşivlenmesi zorunludur. Arşivlenen yayınların Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi üzerinden açık erişime sunulabilmesi için yazarın veya Batman Üniversitesinin, yayının telif hakkına sahip olması gerekir. Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nde arşivlendiği halde telif hakkı üçüncü kişi veya kurumlarda olan yayınların tam metinleri açık erişime kapalı tutulur. Ancak araştırmacıların sistem üzerinden yayının yazarına istek göndermesi sağlanır.

Yazarın ön baskı çalışmasını arşivlemek için izin isteme gereksinimi yoktur; çünkü telif hakkı sahibi kendisidir. Yazar, daha önce yayınlanmış çalışmasının bir kopyasını arşivlemek isterse telif hakkı sahibinin izni gerekir. Şu halde yayıncıların %70'e yakını kişisel arşivlemeye izin vermektedir. Arşivlenecek çalışma, yayınlanacak son baskı olmadığı sürece, telif hakkı ihlali söz konusu değildir.

Kişisel arşivlemeye izin veren yayıncıların politikaları Sherpa/Romeo adresinden detaylı olarak incelenebilmektedir.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’nde İş Akışı yukarı

a) Arşivleme: Arşivleme, Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'nde depolanacak bilgi kaynağının yazarı tarafından üst verisinin oluşturularak dosya/dosyalarının yüklenmesidir. Arşivleme aşaması üst veri toplama, dosya yönetimi ve yayım iznini içerir. Üst veri toplama, belirlenen standarttaki veri kaydına göre yayının künye bilgilerinin Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi veri giriş formlarına girilmesi; dosya yönetimi ise en basit anlatımı ile çalışmanın elektronik kopyasının bu kayda eklenmesidir. Yayım izni ise, yazarın söz konusu yayını elektronik ortamda herkesin erişimine sunma hakkıdır.

b) Arşivleme Sonrası: Yazarın, çalışmasının elektronik kopyasını Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne yükleme işlemini yapmasından sonra, yayının araştırmacıların erişimine açıldığı süreçtir. Bu süreçte Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi yöneticileri tarafından bazı işlemler yapılır. Bunlar:

  • Kaynağın üst verisinin kontrolü.
  • Üst veriye gerekli görülen girişlerin eklenmesi (konu başlığı vb.).
  • Dosya geçerliliğin ve içerik bilgilerinin yeterliliği ve doğruluğunun kontrolü.
  • Yayım izni kontrolü.
  • Erişim sınırlamalarının düzenlenmesi.

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’ne Yayınların Kayıt Edilmesi Zorunlu mu? yukarı

Batman Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi gereğince Batman Üniversitesi adresli yayınların Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne kayıt edilmesi zorunludur.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi Nasıl Kullanılır? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi araştırma ve içerik oluşturma amaçlı kullanabilir:

    a) Araştırma amaçlı kullanım: Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi, kaynakların üst verilerinde ve tam metinlerinde arama imkanı sağlar. Dolayısıyla araştırmacıların kaynaklara erişimini kolaylaştırır. Kurum veya bölüm bünyesinde neler üretildiğinin mükemmel bir arşivine erişim sağlamaya aracılık eder. Arzu edilirse koleksiyonlara üye olunarak, koleksiyonlara yeni eklenen içeriklerden e-posta aracılığı ile bildirim alabilirler.
    b) İçerik oluşturma amaçlı kullanım: İçerik oluşturma amaçlı kullanım için üye girişi yapmak gerekir. Batman Üniversitesi mensupları sistemin üyesidir ve giriş için üniversitedeki mevcut kullanıcı adı ve şifresi ile "LDAP Doğrulama" seçeneğini kullanarak sisteme giriş yapabilirler. Ancak gönderi yapacağı koleksiyon/koleksiyonlarda yetkilendirme ise kurumsal arşiv yöneticisi tarafından yapılır.

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’ne Nasıl Giriş Yapılır? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne giriş yapmak için aşağıdaki adımları izleyiniz:

  • http://earsiv.batman.edu.tr:/ adresine giriş yapınız.
  • "Giriş" seçeneğini tıklayınız.
  • "Bir Giriş Yöntemi Seçiniz" sayfasında "LDAP Doğrulama" seçeneğini seçiniz.
  • Oturum açmak için sizden istenen bilgileri girin ve onaylayın.
  • Dış kullanıcılar "Şifre Doğrulama" seçeneğini tıkladıktan sonra "Yeni Kullanıcı mısınız?" linki aracılığı ile sisteme üye olabilirler.

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’ne Kimler Kayıt Girebilir? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’ne kayıt yapabilmek için iki koşul vardır:

  • Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne giriş yapmak,
  • Kayıt girmek istediğiniz koleksiyonda yetkili olmak.

Not: Bir koleksiyona gönderi yapabilmek için öncelikle "earsiv@batman.edu.tr" adresi aracılığıyla, Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi yöneticisine bir mesaj atın ve bu mesajda gönderi yapmak istediğiniz koleksiyonlara "kayıt giriş yetkisi" istediğinizi belirtin. Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi yöneticisi sizi yetkilendirdikten sonra gönderi yapabilirsiniz.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’ne Neler Kaydedilir? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne, Batman Üniversitesi çatısı altında üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, ses ve video dosyaları, vb. gibi akademik nitelik taşıyan yayınlar kaydedilir.


Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’ne Nasıl Kayıt Yapılır? yukarı

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’ne kayıt yapabilmek için öncelikle sisteme giriş yapılır. Yeni bir gönderi başlatılır. Gönderi yapılacak koleksiyon seçilir ve gönderi formu talimatlar takip edilerek doldurulur.


Sonuç yukarı

Batman Üniversitesi için bir açık erişim sistemi oluşturulması yararlı ve gerekli bir uygulamadır. Kurumsal açık erişim sistemi oluşturma adımlarının dikkatli bir şekilde yürütülmesinde sayısız fayda vardır. Bu işte amaç, sadece bir açık erişim sistemi oluşturmak değildir. Oluşturulacak açık erişim sistemi ile Üniversite bünyesinde gerçekleştirilen çalışmaların derlenmesi, derlenen bu çalışmaların uluslararası standartlarda kaydının oluşturulması, bu yolla global indekslerde kayıtların yer alması sağlanır. Üniversitenin tanınırlığına önemli katkı sağlayacak Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi projesi için DSpace adlı yazılım tercih edilmiştir. Şu halde yazılım http://http://earsiv.batman.edu.tr:8080/xmlui// adresinde yayın yapmaktadır. Yazılım Türkçe'ye çevirisi ve arayüz düzenlemesi Kütüphane Müdürlüğünce gerçekleştirilmiştir.

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi ile kurum bünyesinde üretilen kitap, makale, bildiri, tez, teknik rapor, fotoğraf, harita, ön baskı, ders notu, veri seti, görüntüler, ses ve video dosyaları gibi akademik çıktılar arşivlenebilmekte ve internet aracılığıyla sınırlı veya sınırsız erişime açılabilmektedir.

Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi’nin varlığını koruyabilmesi, amacına ulaşabilmesi içerik sağlayıcıların yani akademisyenlerin desteğine bağlıdır ve Batman Üniversitesi Akademik Arşiv Sistemi'ne içerik sağlamak Batman Üniversitesi Açık Erişim Yönergesi gereğince zorunlu tutulmaktadır.